Kısa cevap: Filo cihazlarını servise toplu göndermenin anahtarı kayıt düzenidir. Firmanız adına açılan cari müşteri kaydının altında her cihaz için ayrı bir tanıtım kartı oluşturulur, her cihaz kendi iş emri numarasıyla izlenir ve bu numaraları araç plakalarıyla eşleştirdiğinizde hangi aracın ne zaman tekrar hazır olacağını tek listede görürsünüz. Gönderim için İstanbul dışındaki şubelerden anlaşmalı Sürat Kargo, İstanbul içinden avantajlı moto kurye kullanılabilir. Arıza tespiti ortalama 3 iş günü sürer, standart tamirde resmi üst sınır 21 iş günüdür ve tüm onarımlar en az 6 ay garantilidir.
Tek araçlı bir kullanıcı için kamera arızası can sıkıcı bir durum. Nakliye, servis, kiralama ya da saha ekibi olan bir firma için aynı arıza operasyonel bir boşluk. Kayıt alınmayan bir araç, bir olay anında savunmasız kalıyor. Bu yazı filo yöneticisinin bakış açısıyla yazıldı: cihazları nasıl gruplayacağınız, nasıl göndereceğiniz ve süreci nasıl tek tablodan izleyeceğiniz.
Filoda arıza nasıl birikir
Filolarda cihazlar genellikle aynı dönemde alınır, aynı modeldir ve benzer koşullarda çalışır. Bunun bir sonucu var: arızalar da benzer dönemlerde ve benzer belirtilerle ortaya çıkma eğilimindedir. Bir araçta hafıza kartı sorunu görüldüyse aynı partiden gelen diğer araçlara bakmak mantıklıdır. Bu yüzden filoda doğru yaklaşım, arızalananı tek tek göndermek değil, periyodik bir kontrol düzeni kurup aynı partideki cihazları birlikte değerlendirmektir.
Sürücülerin bildirdiği şikâyetleri toplarken şu üç belirtiyi ayrı not etmenizi öneririz, çünkü üçü farklı arıza ailelerine işaret eder: kayıt alamama, açılmama ya da yeniden başlama, görüntü kalitesinde bozulma. Her birinin arkasındaki olasılıkları hafıza kartı hatası ve kayıt yapmama ve açılmıyor veya sürekli yeniden başlıyor yazılarında ayrı ayrı anlattık.
Toplu gönderimde kayıt düzeni
Kabul süreci her cihaz için aynı işler, ama kurumsal gönderimde yapının nasıl kurulduğunu bilmek takibi kolaylaştırır.
| Kayıt | Neye açılır | Filoda ne işe yarar |
|---|---|---|
| Cari müşteri kaydı | Firmanıza | Tüm gönderimleriniz tek kayıt altında birikir, geçmiş kaybolmaz |
| Tanıtım kartı | Her cihaza ayrı | Aynı modelden on cihaz gelse bile birbirine karışmaz |
| İş emri numarası | Her cihazın süreci için | Plakayla eşleştirilerek araç bazlı takip listesi kurulur |
| SMS bilgilendirme | Bildirdiğiniz numaraya | İş emri numaralarının tek kişide toplanmasını sağlar |
Pratik öneri: gönderimden sorumlu tek bir kişi belirleyin ve SMS bilgilendirmeleri o kişinin numarasına gelsin. Filoda en sık yaşanan karışıklık, cihazları farklı şubelerden farklı kişilerin göndermesi ve iş emri numaralarının dağılmasıdır.
Hangi cihazlar aynı partide gitmeli
- Aynı şikâyeti veren cihazlar. Aynı belirtiyi gösteren cihazların birlikte incelenmesi, ortak bir kaynak olup olmadığını görmeyi kolaylaştırır.
- Aynı partiden alınmış cihazlar. Biri arızalandıysa diğerlerinin durumunu da ölçmek mantıklıdır.
- Aynı araçta çalışan takım. Ön kamera, arka kamera ve ekran birbirine bağlı çalışıyorsa hepsini birlikte göndermek tespitin önünü açar.
- Yedeğiniz olan araçların cihazları. Operasyonda yedek araç varsa kesinti yaratmayan cihazları önce göndermek doğru olur.
Buna karşılık, filonun tamamını aynı anda göndermek genellikle iyi bir fikir değil. Araçlar kayıtsız kalır ve sizin görünürlüğünüz azalır. Partiler hâlinde ilerlemek daha sağlıklı.
Araç kesintisini azaltan planlama
Takvimi planlarken iki doğrulanmış sayıya yaslanmanızı öneririz: arıza tespiti ortalama 3 iş günü sürer ve standart tamir için resmi üst sınır 21 iş günüdür. 21 iş günü bir hedef değil, aşılmaması gereken sınırdır; her cihaz o sınırda teslim edilmez. Planlamanızı en kötü senaryoyu karşılayacak şekilde kurarsanız sürpriz yaşamazsınız.
- Şikâyetleri toplayıp cihazları belirtiye göre gruplayın.
- İlk partiyi, aracı sahadan en az çıkaracak cihazlardan oluşturun.
- Gönderim öncesi her cihaz için kısa bir arıza notu yazın, araç plakasını nota ekleyin.
- Kutular yola çıktıktan sonra kargo takip numaralarını plakalarla eşleştirip kaydedin.
- SMS ile gelen iş emri numaralarını aynı tabloya işleyin. Böylece plaka, kargo ve iş emri tek satırda birleşir.
- Tespit bilgilendirmesi geldiğinde ücret netleşir ve ikinci partinin zamanlamasını buna göre kurabilirsiniz.
İl dışındaki şubelerden gönderim
Filosu birkaç ile dağılmış firmalar için en pratik yol, her şubenin kendi cihazını doğrudan göndermesidir. Türkiye genelinde 81 ilin her ilçesinden anlaşmalı Sürat Kargo ile indirimli ücretle gönderim yapılabiliyor, onarım sonrası cihaz aynı yolla iade ediliyor. İstanbul içindeki şubeler için avantajlı moto kurye hizmeti var.
Şubelerden gönderim yapılacaksa paketleme talimatını şubelere tek bir sayfa olarak iletmenizi öneririz. Kargoyla servise gönderme hazırlığı yazısındaki kontrol listesi bu iş için doğrudan kullanılabilir. Takibin nasıl işlediğini anlatan iş emri numarası ile tamir takibi yazısını da gönderimden sorumlu kişilerle paylaşabilirsiniz.
Sürücüden şikâyet toplarken sorulacak sorular
Filoda arıza bilgisinin kalitesi, cihazı kullanan sürücünün verdiği cevaba bağlı. Sahadan gelen bildirimler çoğu zaman tek cümle oluyor: kamera çalışmıyor. Bu cümle tespit için yeterli bilgi taşımaz. Sürücülere iletebileceğiniz kısa bir soru listesi, gönderim notlarınızın kalitesini belirgin biçimde yükseltir.
- Sorun ne zaman başladı, hangi güne kadar normal çalışıyordu?
- Cihaz hiç açılmıyor mu, açılıp kapanıyor mu, yoksa açık ama kayıt almıyor mu?
- Belirti her seferinde mi oluyor, yoksa belirli bir durumda mı: soğuk havada, uzun yolda, araç dururken, kontak kapandıktan sonra?
- Öncesinde bir olay oldu mu: kaza, araçta elektrik işi, yıkama, su kaçağı, yazılım güncellemesi?
- Ekranda bir uyarı ya da yazı görünüyor mu, görünüyorsa nedir?
- Hafıza kartı daha önce değiştirildi mi, biçimlendirildi mi?
Bu altı sorunun cevabını gönderim notuna yazmanız, tespit aşamasında kurulan testlerin doğrudan hedefe yönelmesini sağlar. Çünkü arıza belirli bir koşulda ortaya çıkıyorsa, o koşulu bilmek doğal çalışma ortamını simüle eden testlerin nasıl kurulacağını belirler.
Filo yöneticisi için kontrol listesi
- Sürücü şikâyetlerini belirtiye göre sınıflandırdım
- Gönderimden sorumlu tek kişiyi belirledim, SMS bilgilendirmeleri ona gelecek
- Her cihazın notuna araç plakasını yazdım
- Saklanması gereken kayıtları cihazlardan önce yedekledim
- Plaka, kargo takip ve iş emri numarasını aynı tabloda tutuyorum
- Partileri, aynı anda çok sayıda aracı kayıtsız bırakmayacak şekilde kurdum
- Cihazların kılavuz ve sürücü dosyalarına kılavuz ve driver bölümünden ulaşabileceğimi ekiplere bildirdim
Hizmet verdiğimiz cihaz grupları hizmetler bölümünde listeli; filolarda en sık gelen kalemler araç kamera tamiri, araç monitörü tamiri ve araç multimedya tamiri başlıkları. Kurumsal belgelerimizi belgeler ve çalıştığımız kurumları referanslar bölümünde görebilirsiniz. Toplu gönderim planı için +90 850 888 0 528 numarasından bize ulaşın. Araçlara yeni cihaz takılması gereken işler montaj kapsamındadır ve webteknogaraj.com üzerinden yürütülür.